Многие пользователи компьютера встречались с проблемой, когда требуется сортировка текста в Ворде по алфавиту от А до Я или наоборот, от Я до А.
Содержание:
1. Преобразование текста Word в таблицу
2. Сортировка имен по алфавиту в таблице Ворд
3. Обратное преобразование отсортированной таблицы в текст
4. Видео про сортировку текста в Ворде
Давайте предположим, что в некоей школе есть класс, в котором учится 7 учеников. Конечно, в реальной школе учеников обычно бывает больше. Но допустим, что учеников всего 7 человек, и ниже показан список их имен, записанный в редакторе Microsoft Word (рис. 1).
Как показанный список переделать в текстовом редакторе Word так, чтобы имена были в алфавитном порядке? Вручную переписывать? Выделять каждое имя в отдельности и перетаскивать мышкой на нужное место в списке?
Положим, если имен или фамилий всего 7, то подобное ручное перетаскивание вполне возможно. А если перечень имен будет большой, допустим, человек 50?
Предлагаю рассмотреть возможности не ручной, а автоматической сортировки текстов в Ворде. Можно за три шага сделать сортировку в Ворде по алфавиту (по возрастанию или по убыванию).
Выделяем перечень имен, которые нужно автоматически расположить в том или ином порядке. Выделение делается левой кнопкой мышки, которую нужно нажать и удерживать в ходе выделения фрагмента текста. На рисунке 1 имена показаны уже, как выделенные.
Далее на вкладке «Вставка» (1 на рис. 2) выбираем опцию «Таблица» (2 на рис. 2). И кликаем по строке меню «Преобразовать в таблицу» (3 на рис. 2).
Зачем потребовалась таблица? Дело в том, что
в Ворде можно изменять сортировку данных только в таблицах.
Именно поэтому сначала требуется преобразовать текст в таблицу, и только потом выполнять сортировку данных.
Следом в открывшемся служебном окне «Преобразовать в таблицу» (рис. 3) остается лишь кликнуть на кнопку «ОК» (1 на рис. 3), особо не вчитываясь в содержание предлагаемых настроек. Настройки по умолчанию выставлены так, как требуется в данном конкретном случае. Потому достаточно нажать ОК, что фактически означает «согласны».
Выделенный список имен тут же превратится в таблицу. Ничего страшного, что вместо привычного текста появилась какая-то расчерченная на графы таблица. Потом столь же просто можно будет превратить таблицу в текст, как только будет выполнена сортировка данных.
Нам нужно разместить имена в таблице в алфавитном порядке. Для этого понадобится в меню «Макет» (1 на рис. 4) кликнуть по кнопке «Сортировка» (2 рис. 4). При этом важно сохранить выделение таблицы. Синий цвет, в который «окрашена» таблица на рис. 4, свидетельствует о том, что она выделена в редакторе Word.
На экране появится служебное меню «Сортировка» (рис. 5). Оно достаточно сложное, содержит много настроечных параметров. Но нам понадобятся только 2 из них, которые к тому же не нужно вводить вручную, параметры уже указаны.
В окошке настроек «Сначала по» (красная цифра 1 на рис. 5) стоит параметр «столбцам 1». Справа от этой надписи на самом краю окна проставлено выделение «по возрастанию» (2 на рис. 5).
При желании «по возрастанию» можно самостоятельно заменить на «по убыванию». Тогда данные будут отсортированы по алфавиту не от буквы «а» до буквы «я», а в противоположном направлении: от «я» до «а». Пока же оставим все как есть и кликнем по кнопке «ОК» (3 на рис. 5).
После клика по «ОК» сразу же увидим, что имена выстроились так, как требовалось (рис. 6). На первом месте оказалась «Александра», поскольку имя начинается с «а». На последнем месте в таблице стоит «Янина», потому что первая буква в ее имени – это «я».
Имена, расположенные в алфавитном порядке, стоят по-прежнему в таблице, а не в виде текста, как было изначально. Потому на последнем шаге преобразований выполним обратное действие по превращению таблицы в текст Ворда.
Для превращения таблицы в текст, не снимая выделения таблицы, на вкладке «Макет» (цифра 1 на рисунке 6) кликаем по кнопке «Данные» (2 на рис. 6). И выбираем опцию «Преобразовать в текст» (3 на рисунке 6).
Снова появится служебное окно настроек параметров. Теперь предлагаются опции для преобразования таблицы в текст (рис. 7). В открывшемся служебном окне достаточно лишь нажать на кнопку «ОК» (1 на рис. 7), поскольку все настройки выставлены по умолчанию так, как нужно.
Итак, кликаем по «ОК» (1 на рис. 7) и… видим на экране текст, состоящий из прежних имен, но уже расположенных в строго алфавитном порядке (рис. 8). Что и требовалось сделать в конечном итоге! Cортировка текста в Ворде проведена.
Разумеется, таким же образом можно отсортировать список имен или фамилий, или даже еще более длинные тексты (например, полностью ФИО). Причем список может быть любой величины, не обязательно 7 имен, как в показанном примере.
Можно подобным образом расположить в алфавитном порядке хоть 70, хоть 700, хоть 7000 имен. Да что там имена, фамилии или ФИО! Так можно отсортировать любые тексты. Главное, чтобы эти тексты были расположены в Word друг под другом, абзац за абзацем.
Можете попробовать – всё получится!
Другие материалы:
1. Как сделать сложную сортировку в Ворде по трем параметрам
2. Обтекание картинки в Ворде: как ее вставить в текст, изменить размер и расположить рядом с текстом
3. Как спрятать меню в окне Word 2007
Банки предлагают широкий выбор депозитов для своих клиентов. Отдавая деньги на депозиты, их владельцы рассчитывают…
В Google почте можно задать секретный, конфиденциальный режим для письма. Этот режим НЕ позволяет получателю…
На сайте Госуслуг можно узнать, есть ли у вас какие-либо ограничения на выезд из России.…
Рассмотрим два способа, как можно найти и потом сохранить картинку на компьютере. Первый способ –…
Жизнь идет своим чередом и вносит свои коррективы в наши планы, поэтому для ранее купленных…
У РЖД (Российские Железные Дороги) есть официальный сайт rzd.ru. У программы РЖД Бонус тоже есть…
View Comments
Полезная функция. Жалко, только сейчас узнал. Спасибо за уроки.